1. Contexte
La Fondation pour le renforcement des capacités en Afrique (ACBF) a été créée en 1991 afin de renforcer durablement le capital humain et les capacités institutionnelles au service du développement de l’Afrique. Le Plan stratégique 2023-2027 de l’ACBF s’articule autour de quatre domaines d’impact prioritaires : (i) le changement climatique et l’énergie à des fins productives ; (ii) l’agribusiness et la souveraineté alimentaire ; (iii) le commerce en tant que moteur du développement économique ; et (iv) la gouvernance économique et sociale. À travers ces axes, l’ACBF soutient le renforcement des capacités sur le continent africain par des investissements dans la production de connaissances, le dialogue sur les politiques publiques, l’assistance technique, ainsi que l’organisation de dialogues politiques de haut niveau et d’événements d’apprentissage.
Dans le cadre de la mise en œuvre de son mandat, l’ACBF organise régulièrement de nombreux événements en présentiel, virtuels et hybrides, notamment — sans s’y limiter — des sommets de haut niveau, des dialogues politiques, des ateliers, des conférences, des programmes de formation et des consultations avec les parties prenantes. Ces événements varient en termes d’envergure, de localisation géographique, de durée et de complexité et sont mis en œuvre aux niveaux continental, régional et national.
Afin de garantir l’efficacité, la cohérence, le rapport qualité-prix et le respect des normes internationales dans la planification et la mise en œuvre de ses événements, l’ACBF entend conclure un accord-cadre avec des agences de gestion d’événements qualifiées.Cet accord-cadre permettra à l’ACBF de recourir, sur une période déterminée, à un vivier de prestataires présélectionnés, au fur et à mesure de l’émergence de besoins spécifiques en matière d’organisation d’événements.
2. Objectif(s) de la mission
L’objectif général du présent appel est d’identifier et de présélectionner des agences de gestion d’événements compétentes et expérimentées, appelées à être mobilisées pour fournir des services de gestion d’événements à l’ACBF sur la base de bons de commande.
Plus précisément, l’accord-cadre vise à :
- assurer l’organisation et la mise en œuvre, dans les délais, de manière professionnelle et avec un haut niveau de qualité, des événements de l’ACBF ;
- constituer un vivier fiable de partenaires spécialisés dans la gestion d’événements, capables d’appuyer une diversité de formats et de contextes événementiels ;
- améliorer l’efficacité et le rapport coût-efficacité dans la passation des marchés de services de gestion d’événements ;
- garantir la conformité aux normes de qualité, de durabilité et de reporting de l’ACBF.
3. Champ des services, tâches (composantes) et livrables attendus
3.1 Champ des services
Au titre de l’accord-cadre, les agences de gestion d’événements sélectionnées pourront être appelées à fournir des services complets de gestion d’événements pour divers événements organisés par l’ACBF. Le champ d’intervention décrit ci-dessous est indicatif ; les tâches et livrables spécifiques seront précisés dans chaque bon de commande. end-to-end event management services for a variety of ACBF events. The scope outlined below is indicative; specific tasks and deliverables will be detailed in individual call-off assignments.
3.1.1 Phase de préparation des événements
Les agences pourront être amenées à assurer, entre autres, les tâches suivantes :
- élaborer des plans complets de gestion et de mise en œuvre des événements, incluant les calendriers, les budgets, la répartition des rôles et les mesures d’atténuation des risques ;
- coordonner les relations avec les lieux d’accueil, les hôtels, les prestataires de services et les autorités locales ;
- appuyer la mise en œuvre des plans de communication et de visibilité des événements
- gérer les processus d’inscription des participants (en présentiel et/ou en ligne), y compris la diffusion des invitations, le suivi des confirmations de participation, les confirmations finales et les mises à jour ;
- coordonner avec les intervenants, modérateurs, panélistes et personnalités officielles (VIP/VVIP), notamment pour la validation des programmes et les dispositions logistiques ;
- appuyer, le cas échéant, les démarches de facilitation des visas, la coordination des déplacements, les réservations d’hébergement et le transport local ;
- préparer des projets de correspondance et des notes logistiques destinés à la signature de la direction de l’ACBF ;
- participer à des réunions régulières de planification et de coordination avec les équipes de l’ACBF et les comités d’organisation des événements.
3.1.2 Phase de mise en œuvre des événements
Pendant les événements, les agences pourront être appelées, sans s’y limiter, à :
- fournir les services de scène, de signalétique, de conception graphique et d’impression nécessaires à l’événement ;
- installer et habiller les lieux conformément aux thématiques des événements, aux lignes directrices de l’ACBF en matière d’identité visuelle et aux exigences protocolaires ;
- organiser la disposition des sièges et fournir les équipements audiovisuels, les systèmes d’interprétation pour les espaces d’exposition et les salles de travail en sous-groupes ;
- gérer la logistique sur site, y compris les bureaux d’enregistrement, la circulation des participants, la coordination de la sécurité et l’appui protocolaire ;
- fournir les équipements nécessaires aux composantes hybrides ou virtuelles des événements ;
- assurer le suivi des plateformes en ligne et fournir l’assistance technique requise ;
- fournir, le cas échéant, des services d’interprétation et de traduction, y compris les équipements nécessaires ;
- coordonner les événements parallèles tels que les briefings médias, les expositions, les dîners, les sessions de réseautage et les visites de terrain ;
- assurer le bon déroulement du programme de l’événement en étroite collaboration avec les équipes de l’ACBF, des technologies de l’information et de la communication ;
- assurer le dépannage sur site et la résolution des problèmes en temps réel.
3.1.3 Phase post-événement
Les agences pourront être amenées à assurer, entre autres, les tâches suivantes :
- soumettre un rapport final de prestation mettant en évidence les réalisations, les défis rencontrés, les enseignements tirés et les recommandations.
3.1.4 Livrables attendus
Selon les bons de commande spécifiques, les livrables au titre de l’accord-cadre pourront inclure :
- des plans de gestion et de mise en œuvre des événements ;
- des budgets détaillés et des ventilations de coûts ;
- des événements en présentiel, virtuels ou hybrides organisés avec succès conformément aux conditions convenues ;
- des notes d’information et des mises à jour quotidiennes ou périodiques sur les événements, selon les besoins ;
- les actes des événements, les listes de participants et les registres de présence ;
- des supports audiovisuels (photographies et vidéos) ;
- des rapports finaux de prestation de services.
L’accord-cadre sera établi pour une période initiale de deux (2) ans, avec possibilité de prorogation sous réserve de performances satisfaisantes et des besoins de l’ACBF. two years with the possibility of extension subject to satisfactory performance and ACBF’s requirements.
3.2 Exigences en matière de passation de marchés durables
L’ACBF s’engage à gérer ses activités et à exécuter ses contrats de manière responsable sur les plans environnemental et social. Les soumissionnaires sont invités à préciser les modalités selon lesquelles ils entendent assurer l’exécution du contrat de manière durable.
3.2.1 Économie:
Les consultants sont tenus de rechercher des possibilités de réduction des coûts et de veiller à offrir à l’ACBF un bon rapport qualité-prix.
4. Dispositif de compte rendu
L’entreprise de gestion d’événements et/ou le consultant rendra compte de ses activités au chef du service Communication et Influence, ainsi qu’à tout autre membre du personnel qui pourrait être désigné.
5. Critères d’évaluation
Les propositions seront évaluées selon la méthode de sélection fondée sur le moindre coût. Le comité d’évaluation technique examinera les propositions techniques en fonction de leur conformité aux termes de référence. Un score technique minimum de soixante-dix (70) points sera requis.
Tableau 2. Critères et système de notation pour l’évaluation des propositions techniques
| Critères | Points maximum (100) | |
| 1 | Critères, sous-critères et système de notation pour l’évaluation des propositions techniques complètes : Points (i) Expérience spécifique du cabinet de conseil, en tant qu’entreprise, dans la réalisation de missions pertinentes | 20 |
| 2 | Pertinence et qualité de la méthodologie proposée et du plan de travail en réponse aux termes de référence (TdR) : {Note à l’attention des consultants: le Client évaluera la clarté de la méthodologie proposée, sa conformité aux termes de référence, le caractère réaliste et opérationnel du plan de travail, l’équilibre de la composition de l’équipe ainsi que l’adéquation et la complémentarité des compétences des experts mobilisés, et la pertinence des apports des experts dans le plan de travail.} | 30 |
| 3 | Qualifications générales des consultants proposés (formation académique, certificats professionnels, formations et expérience), ainsi que leur aptitude à exécuter la mission conformément aux termes de référence : Le score technique minimum requis pour être retenu est de soixante-dix (70) points. 70 | 50 |
| Total des points | 100 |
6. Composition de l'équipe et critères de qualification des experts clés
L’entreprise de gestion d’événements devra justifier des qualifications et de l’expérience suivantes :
- Au moins six (6) années d’expérience dans l’organisation de conférences internationales de haut niveau, de réunions exécutives, d’ateliers et de séminaires réunissant au moins deux cents (200) participants.
- Une expérience avérée de collaboration avec des organisations internationales et des hauts responsables aux plus hauts niveaux des gouvernements, de la société civile, des organisations internationales et du secteur privé.
- Une capacité démontrée à diriger des équipes en présentiel et à distance, à assurer la gestion opérationnelle et le suivi des activités, y compris dans des contextes de forte pression.
- D’excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de planifier les activités et de respecter les délais, en travaillant avec des équipes et des personnes issues de contextes culturels diversifiés.
- D’excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français. La capacité de l’équipe de l’entreprise à communiquer dans d’autres langues, telles que l’amharique, le portugais et l’arabe, constituera un atout.
- Une capacité avérée à influencer et à négocier avec différents prestataires de services, ainsi qu’à livrer les prestations dans le respect des budgets alloués.
- L’existence d’une équipe interne pluridisciplinaire à temps plein dédiée à l’organisation d’événements (aspects techniques et logistiques), disposant de solides compétences interpersonnelles et capable d’interagir avec des hauts responsables aux plus hauts niveaux des gouvernements, de la société civile, des organisations internationales et du secteur privé.
- Une équipe proactive, capable de travailler de manière autonome, faisant preuve de normes élevées de qualité professionnelle, de solides compétences en organisation, en planification et en programmation du travail, et apte à gérer avec rigueur et précision un volume important de missions sans perte de concentration.
- Une aptitude à prendre des décisions objectives et à résoudre les problèmes, en faisant preuve du plus haut sens des responsabilités dans le traitement d’informations confidentielles et sensibles, avec discernement et maturité.
- Une orientation exceptionnelle vers la qualité du service à la clientèle.
7. Procédure de soumission
Les agences de gestion d’événements intéressées sont invitées à soumettre :
- Un profil d’entreprise présentant l’expérience et les capacités pertinentes ;
- Des preuves de missions similaires réalisées au cours des cinq (5) dernières années ;
- Les coordonnées d’au moins trois (3) personnes de référence.
Les soumissionnaires sont priés de transmettre leur dossier, exprimant leur intérêt à réaliser la mission de consultation. La soumission devra porter clairement en objet la mention : « REOI Process No.: Framework contract » et être envoyée à l’adresse électronique submission@acbf-pact.org au plus tard le 20 février 2026 à 17 heures (heure locale de Harare).